2　文書は、関係者以外の者に示し、内容を告げ、又は写しを与えてはならない。

3　秘密文書は、特に細心な注意を払って取扱い、当事者又は関係者以外の者の目に触れる箇所に放置してはならない。

2　字句を修正したときは、その箇所に訂正印を押さなければならない。

2　学習プラザ、図書館、博物館、青少年支援センター及び給食センターに到達した文書は、それぞれの課で文書の収受、発送及び保管を行うものとする。ただし、課長の専決事項に属する文書に限る。

3　教育総務課長は、各課の文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう指導するものとする。

2　ファイル責任者は、その課の庶務担当係長をもって充てる。

2　ファイル担当者は、課長が庶務担当係の職員のうちから指定する者をもって充てる。

3　ファイル担当者は、ファイル責任者の命を受けて、文書事務を処理する。

2　一般文書のうち、秘密に属するものは、文書記号の次にさらに「秘」の文字を加えるものとする。

3　第1項第1号及び第2号の文書には、記号の次に次条以下に定める番号を付さなければならない。

4　第1項第3号の文書には、会計年度に相当する数字の次に一連番号を付さなければならない。

5　一般文書の番号は、文書収発簿(第1号様式)により、会計年度による一連番号とし、当該事案が完結するまで同一番号とする。ただし、軽易な文書については、「号外」として処理することができる。

6　一般文書のうち、教育委員会部局内の往復文書でかつ軽微な文書については、第1項第3号及び第4項の規定にかかわらず「事務連絡」と表示して、首字、記号、会計年度に相当する数字及び番号を省略することができる。

2　前項に定める文書及び物品のうち、第1号及び第2号の文書は主管課に、第3号の文書は名宛人に、また第4号の文書は会計管理者又は主管課長にそれぞれ配布しなければならない。

3　電子メール又はファクシミリにより着信したものは、紙に印刷して文書として取り扱うものとする。

2　秘密文書の指定及び廃止は、主管課長が決定するものとする。

3　秘密文書の指定は、秘密取扱期間を定めて決定するものとする。

4　秘密文書は、秘密取扱期間が経過する前に、当該秘密文書の内容の秘密にしておく必要がなくなったと認めるときは、その指定を解除するものとする。

5　秘密文書は、秘密取扱期間が経過する前に、秘密取扱期間を変更する必要があると認めるときは、その秘密取扱期間を変更するものとする。

6　第4項の指定の解除するとき及び前項の指定期間の変更する場合において当該秘密文書がすでに施行しているときは、その旨名宛人に通知するものとする。

7　秘密文書には、秘密取扱期間を、起案文書等の回議書にあっては特別取扱欄に、その他の文書にあってはその右上部に朱書で表示しなければならない。

8　秘密文書は、常にその所在及び送付先を明らかにしておかなければならない。

9　秘密文書は、複製してはならない。ただし、特別な理由があるときは、主管課長の承認を受けて複製することができる。

2　起案は起案用紙(第10号様式の1及び第10号様式の2)を用い、次の各号により起案しなければならない。ただし、軽易な文書で別に定めるものについては、この限りでない。

3　2課以上に関係する事案は、関係の深い課において立案し、関係課と合議しなければならない。

4　同一事案で数回にわたり起案を重ねるものは、完結に至るまで関係書類を添付しなければならない。

2　前項の審査は、次の各号により行うものとする。

2　他の課に関係あるものは、主管課長を経て関係課へ合議し、決裁権者に提出しなければならない。

3　合議を受けた関係課長は、起案に異議があるときは、主管課長と協議するものとする。

4　秘密の取扱い又は特に緊急を要する事案は、通常の手続によらず、直属上司の指示を受けて適宜処理することができる。この場合、処理後速やかに正規の手続を取らなければならない。

2　前項に掲げる事項のうち第1号は総務部総務課長に、第5号は総務部企画財政課長にそれぞれ合議するものとする。

2　合議を受けた文書について異なる意見があるときは、その起案者等と協議し、なお意見が一致しないときは、上司の意見を求めて決定し、決裁を受けなければならない。

3　主管課は、合議を経た文書でその要旨を改正したいときは、合議先に承認を求め、廃棄になったときは、その旨を合議先に通知しなければならない。

2　秘密に属し、特に慎重な取扱いを要するもの及び緊急を要するものは、起案者自ら携帯して説明し、決裁を受けなければならない。

2　前項本文により代決した職員は、上司が登庁したときは直ちに前項の文書の要領を報告し、表示の箇所に認印を受けなければならない。

2　決裁済文書を廃案又は保留にしようとする場合は、あらかじめ、決裁権者の承認を受け、当該文書に係る決裁手続を経た者に通知するものとする。

2　対外文書の発信者名は、すべて教育委員会若しくは教育長名を用いなければならない。ただし、文書の性質又は内容により、教育部長名を用いることができる。

3　対内文書の発信者名は、教育部長名を用いるものとする。この場合において、主管課を表示しなければならない。

4　前項の規定にかかわらず、軽易な事項については、課長名を用いることができる。

5　文書の発送は、主管課においてこれを行い、次の手続きを経て発送しなければならない。

2　発送文書には、施行の確認をするため、契印で原議書と割印をしなければならない。この場合、契印は原議書の宛名を書いた部分と発送文書の上辺中央部に押印しなければならない。

3　一時に大量の発送を必要とする文書で、公印の表示のあるものに限り、割印を省略することができる。

4　第1項及び第2項の規定にかかわらず、軽易な文書については公印及び契印の押印を省略することができる。

5　前項の規定により公印の押印を省略する場合は、発信者名の下に「(公印省略)」の表示をするものとする。

2　第1種に属するものは、おおむね次のとおりとする。

3　第2種に属するものは、前項に掲げるものを除くほか、おおむね次のとおりとする。

4　第3種に属するものは、前2項に掲げるものを除くほか、おおむね次のとおりとする。

5　第4種に属するものは、前3項に掲げるものを除くほか、おおむね次のとおりとする。

6　第5種に属するものは、次のとおりとする。

2　文書の保存期間の起算は、処理年度の翌年度(暦年によるものは、処理年の翌年)の4月1日から起算する。

3　保存期間には、第43条第1項各号の主管課長が保管する期間を含むものとする。

2　前項の期限までに保管文書を引き継ぐことができないときは、主管課長は、教育総務課長の承認を受けなければならない。

3　教育総務課長は、引き継ぎを受けた文書について、種別及び内容を審査し、かつ、ファイル基準表と照合し、不適当なものは訂正させることができる。

2　教育総務課長は、保存文書を書庫に保存し、整理しておかなければならない。

3　書庫の管理は、総務部総務課長を通じて公文書館長に委任する。

2　職員は、保存文書を借覧又は閲覧しようとするときは、文書借覧簿(第14号様式の1)又は文書閲覧簿(第14号様式の2)に所要事項を記入し、公文書館長の承認を受けなければならない。ただし、秘密の扱いをする保存文書を借覧又は閲覧しようとするときは、あらかじめ秘保存文書借覧等請求書(第15号様式)に所要事項を記入して、教育総務課長の承認を得なければならない。

3　借覧期間は、5日以内とする。ただし、やむを得ない理由があるときは、公文書館長の承認を受けて延長することができる。

4　公文書館長は、借覧期間内にあっても、必要があると認めるときは、借覧文書の返還を求めることができる。

5　借覧文書は、転貸してはならない。ただし、やむを得ない理由があるときは、借覧文書転貸申請書(第12号様式)を公文書館長に提出し承認を受けなければならない。

6　借覧文書を破損又は紛失したときは、直ちに公文書館長に届け出てその指示を受けなければならない。

7　借覧文書は、抜取り、取換え、追補、訂正等をしてはならない。

2　文書の廃棄にあたっては、教育総務課長は、廃棄文書台帳(第16号様式の1及び第16号様式の2)を作成し、当該文書の主管課長に通知しなければならない。

3　主管課長は、保存期間が満了した文書であっても、更に継続して保存の必要があるときは、保存年限変更承認申請書(第17号様式)に所定事項を記入して教育総務課長の承認を受けなければならない。

4　教育総務課長は、第1項及び第2項の規定により廃棄決定を行った文書について、廃棄文書台帳の写しを添えて公文書館長に引き渡さなければならない。ただし、当該廃棄文書が法令の規定により焼却、細断等により廃棄しなければならないとされている場合その他特別の理由がある場合は、この限りでない。

2　前項の業務を委託する場合教育長は、文書の保存場所を指定することができる。

1　この訓令は、平成14年4月1日から施行する。

2　改正前の北谷町教育委員会文書取扱規程により、編集、保管、保存された文書は、改正後の北谷町教育委員会文書取扱規程により編集、保管、保存されたものとみなす。

この訓令は、平成15年4月1日から施行する。

この訓令は、平成15年10月1日から施行する。

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

この訓令は、公表の日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　行政庁の処分又は不作為についての不服申立てであって、この訓令の施行前にされた行政庁の処分又はこの訓令の施行前にされた申請に係る行政庁の不作為に係るものについては、なお従前の例による。

この訓令は、公表の日から施行する。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

この訓令は、令和6年3月1日から施行する。

この訓令は、令和6年11月19日から施行する。