○北谷町公文書館管理規則
平成30年12月11日
規則第26号
北谷町公文書館管理規則(平成4年北谷町規則第17号)の全部を改正する。
(趣旨)
第1条 この規則は、北谷町公文書館条例(平成4年北谷町条例第18号。以下「条例」という。)第5条の規定に基づき、条例の施行及び北谷町公文書館(以下「公文書館」という。)の管理及び運営に関し、必要な事項を定めるものとする。
(開館時間)
第2条 公文書館の開館時間は、午前9時から午後5時までとする。
2 前項の規定にかかわらず、公文書館の長(以下「館長」という。)は、必要があると認めるときは、開館時間を変更することができる。
(休館日等)
第3条 公文書館の休館日は、次のとおりとする。
(1) 日曜日及び土曜日
(2) 国民の祝日に関する法律(昭和23年法律第178号)に規定する休日
(3) 12月29日から翌年の1月3日までの日(前号に掲げる日を除く。)
(4) 6月23日(慰霊の日)
(遵守事項)
第4条 公文書館の利用者は、次に掲げる事項を遵守しなければならない。
(1) 条例第1条に規定する文書等(以下「文書等」という。)又は公文書館の施設若しくは設備等を亡失し、毀損し、又は汚損しないこと。
(2) 飲食、他人に迷惑を掛ける行為、その他公の秩序を乱す行為をしないこと。
(3) 前2号に定めるもののほか、管理運営上必要な指示に反する行為をしないこと。
(禁止行為)
第5条 公文書館においては、次に掲げる行為をしてはならない。
(1) 寄附の募集
(2) 行商その他これに類する行為
(3) 宣伝その他これに類する行為
(4) 広告物の掲示若しくは配布又は看板、立札類等の設置
(入館の制限等)
第6条 館長は、前2条の規定に違反するおそれのある者又はこれらの規定に違反した者に対して、公文書館への入館を拒否し、又は公文書館からの退去を命ずることができる。
(文書等の寄贈及び寄託)
第7条 公文書館は文書等の寄贈及び寄託を受けることができる。
2 寄託を受けた文書等は、その保管、利用等に関し、寄託者と特約がある場合を除き、公文書館所蔵の文書等と同様の取扱いをするものとする。
3 寄託を受けた文書等が天災地変その他不可抗力により損害を受けたときは、その責めを負わないものとする。
(文書等の利用の制限)
第8条 文書等のうち、次に掲げるものは、一般の利用に供しないものとする。
(1) 法令の規定により、明らかに守秘義務が課されている情報
(2) 劣化等保存上の理由から一般の利用に供することが適当でないもの
(3) 寄贈又は寄託を受けた文書等で、一般の利用に供しない旨の特約があるもの
(4) 作成又は取得の日の属する年度の翌年度の4月1日から起算して30年を経過していない文書等で、次に掲げる情報が記録されていると認められるもの
ア 個人に関する情報(事業を営む個人の当該事業に関する情報を除く。)であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と照合することにより、特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)又は特定の個人を識別することはできないが、公開することにより、なお個人の権利利益を害するおそれがあるもの。ただし、次に掲げる情報を除く。
(ア) 法令の規定により、何人も閲覧することができる情報
(イ) 公表を目的として作成し、又は取得した情報
(ウ) 人の生命、健康、生活又は財産を保護するため、公開することが必要であると認められる情報
(エ) 法令の規定による許可、免許、届出その他これらに相当する行為に際して実施機関が作成し、又は取得した情報であって、公開することが公益上特に必要と認められるもの
(オ) 当該個人が公務員等(国家公務員法(昭和22年法律第120号)第2条第1項に規定する国家公務員(独立行政法人通則法(平成11年法律第103号)第2条第4項に規定する行政執行法人の役員及び職員を除く。)、独立行政法人等(独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律(平成13年法律第140号)第2条第1項に規定する独立行政法人等をいう。)の役員及び職員、地方公務員法(昭和25年法律第261号)第2条に規定する地方公務員並びに地方独立行政法人(地方独立行政法人法(平成15年法律第118号)第2条第1項に規定する地方独立行政法人をいう。)の役員及び職員をいう。)である場合において、当該情報がその職務の遂行に係る情報であるときは、当該情報のうち、当該公務員等の職及び当該職務遂行の内容に係る部分
イ 法人その他の団体(国及び地方公共団体を除く。以下「法人等」という。)に関する情報又は事業を営む個人の当該事業に関する情報であって、公開することにより、当該法人等又は当該個人に著しい不利益を与えることが明らかであるもの。ただし、次に掲げる情報を除く。
(ア) 法人等又は事業を営む個人の事業活動によって生じ、又は生ずるおそれがある危害から人の生命、健康、生活又は財産を保護するため、公開することが必要であると認められる情報
(イ) 町民の生活に影響を及ぼす法人等又は事業を営む個人の違法又は著しく不当な行為に関する情報
(ウ) その他公開することが公益上必要と認められる情報
ウ 行政の執行に関する情報であって、次に掲げるもの
(ア) 町の機関内部若しくは機関相互間又は町の機関と国、他の地方公共団体又は公共団体(以下「国等」という。)の機関との間における審議、検討、調査等の意思決定過程において作成し、又は取得した情報であって、公開することにより、公正又は適正な意思決定に著しい支障を生ずるおそれがあるもの
(イ) 町の機関又は国等の機関が行う検査、監査等の計画及び実施細目、入札執行前の予定価格、試験問題、交渉の方針、争訟の方針等の事務又は事業に関する情報であって、当該事務又は事業の性質上、公開することにより、当該事務又は事業の公正又は適正な執行を妨げるおそれがあるもの
(ウ) 町の機関と国等の機関との間における協議、依頼等に基づいて作成し、又は取得した情報であって、公開することにより、国等との協力関係又は信頼関係を著しく損なうおそれがあるもの
(エ) 行政上の義務に違反する行為の取締り又は犯罪の捜査に関する情報であって、公開することにより、人の生命、身体、財産等の保護、犯罪の予防又は捜査その他の公共の安全と秩序の維持に支障を及ぼすと認められるもの
(オ) その他公開することにより、行政の公正かつ円滑な執行に著しい支障を生ずることが明らかな情報
(5) 作成又は取得の日の属する年度の翌年度の4月1日から起算して30年を経過した文書等で、次に掲げる情報が記録されていると認められるもの
イ 前号イに掲げる情報が記録されていると認められる文書等で、当該情報が次に掲げるものであると認められるもの
(ア) 公開することにより、当該法人等又は当該個人の権利を害するおそれがあるもの
(イ) 営業秘密(不正競争防止法(平成5年法律第47号)第2条第6項に規定する営業秘密をいう。)であって、当該情報を公開することにより、当該法人等又は当該個人の利益を不当に害するおそれがあるもの
ウ 前号ウに掲げる情報が記録されていると認められる文書等で、次に掲げるおそれが明白にあると認められるもの
(ア) 犯罪の予防、犯罪の捜査が不当に害されるおそれ
(イ) その他の公共の安全と秩序の維持に重大な支障を及ぼすおそれ
(閲覧の手続)
第9条 文書等を閲覧しようとする者は、文書等閲覧申込書(第1号様式)を館長に提出するものとする。ただし、閲覧室の書架に配架している資料等の閲覧及び町職員が職務を執行するために必要な閲覧については、この限りでない。
2 閲覧文書等の閲覧を終了した者は、速やかに当該閲覧文書等を返納しなければならない。
3 同時に閲覧できる文書等は、1人1回につき5点以内とする。ただし、館長が公益上必要と認めるときは、この限りでない。
4 文書等閲覧申込書の提出は、原則として閉館時間の30分前までに行うものとする。
(閲覧者の遵守事項)
第10条 文書等を閲覧しようとする者は、次に掲げる事項を遵守しなければならない。
(1) 文書等を抜取り、取替え、追補、訂正等の改ざん行為をし、汚損し、損傷し、又は紛失しないこと。
(2) 閲覧に必要なもの以外の持ち物は、閲覧テーブルの上に置かないこと。
(3) 閲覧室内では、備付けの鉛筆及び消しゴム以外を用いないこと。
(4) 閲覧室以外の場所で文書等を閲覧しないこと。
(文書等の館外貸出し)
第11条 文書等の館外貸出しは、行わないものとする。
2 前項の規定にかかわらず、館長は、特にその必要があり、かつ、持ち出してもその管理に支障がないと認めたときは、次に掲げるものに文書等の館外貸出しを許可することができる。
(1) 国及び地方公共団体
(2) 公文書館法(昭和62年法律第115号)第4条第1項に規定する公文書館
(3) 図書館法(昭和25年法律第118号)第2条第1項に規定する図書館
(4) 博物館法(昭和26年法律第285号)第2条第1項に規定する博物館
(5) 社会教育法(昭和24年法律第207号)第21条に規定する公民館
(6) 学校教育法(昭和22年法律第26号)第1条に規定する学校
(7) その他館長が公益上必要性があると認めるもの
2 文書等の館外貸出期間は、30日以内とする。ただし、館長は、特に必要があると認めるときは、これを延長することができる。
3 前項の規定による館外貸出期間は、公文書館が当該文書等を引き渡した日から起算してその返還を受ける日までの日数により計算するものとする。
4 館長は、業務の都合により必要があるときは、文書等の館外貸出し期間中であっても、当該文書の返還を求めることができる。
(文書等の複写)
第13条 文書等の複写を希望する者は、文書等複写申込書(第5号様式)を館長に提出するものとする。ただし、町職員が職務を執行するために必要な複写については、この限りでない。
2 文書等の複写は、公文書館の職員又は館長の指定する者が行うものとする。
(文書等複写申込者の遵守事項)
第14条 文書等の複写を行う者は、次に掲げる事項を遵守しなければならない。
(1) 申込みをした目的以外には使用しないこと。
(2) 複写の際は、文書等の原状を変えないこと。
(3) 複写物の出版掲載、展示等を行うときは、別途申請すること。
(4) 複写物の使用によって著作権、所有権等の問題が生じたときは、全て申込者がその責任を負うこと。
(費用負担)
第15条 文書等の複写に必要な費用は、申込者が負担するものとする。ただし、町職員が職務を遂行するために必要な場合は、この限りでない。
(複写の方法)
第16条 文書等の複写は、原則として次に掲げる方法によるものとする。
(1) 原文書は、館長が指定する者が行う写真撮影による。
(2) フィルム若しくはデジタル画像がある原文書又は複製資料は、フィルムを焼き付けたもの又はデジタルデータによる複写による。
(3) 文書等のうち、毀損のおそれのないものは、公文書館に設置する電子式複写機による。
(出版物等掲載許可申請者の遵守事項)
第18条 文書等の出版物等への掲載を行う者は、次に掲げる事項を遵守しなければならない。
(1) 申請した目的以外には使用しないこと。
(2) 掲載によって著作権、所有権等の問題が生じたときは、全て申請者がその責任を負うこと。
(3) 文書等を掲載し、出版することによって、第三者の人権・プライバシーを侵害することのないよう細心の注意を払うこと。
(4) 掲載に際しては、北谷町公文書館所蔵のものであること(寄託文書等の場合は寄託、公文書館作成複製資料の場合はその旨)を表示すること。
(5) 掲載した後は、出版物等を公文書館及び寄託者又は原本所蔵者に1部ずつ寄贈すること。
(利用に関する相談)
第19条 公文書館は、次に掲げる利用に関する相談を行うものとする。
(1) 文書等の検索の支援に関すること。
(2) 文書等の情報提供に関すること。
(3) その他文書等の利用に関する相談に関すること。
2 前項の規定にかかわらず、公文書館は、次に掲げるものの相談を行わないものとする。
(1) 個人又は団体の秘密に関わることで、公表することが不適当なもの
(2) 文書等の鑑定、解読又は翻訳、法律相談、学習課題の回答その他の公文書館の業務として対応することが適当でないと認められるもの
(3) 回答に著しく費用又は時間を要することが明らかである場合等、公文書館の業務の遂行に著しい支障を及ぼすおそれがあるもの
3 公文書館において利用に関する相談を受けた場合、その回答は、原則として口頭で行うものとする。
(損害賠償義務等)
第20条 文書等又は公文書館の施設若しくは設備等を亡失し、毀損し、又は汚損した者は、亡失等届出書(第8号様式)を館長に提出するとともに、これを修復し、又はその損害を賠償しなければならない。
(館長)
第21条 館長は、非常勤の職員をもって充てることができる。
(補則)
第22条 この規則に定めるもののほか、必要な事項は、館長が定める。
附則
この規則は、公布の日から施行する。
附則(令和4年規則第4号)
(施行期日)
1 この規則は、住居表示の実施に伴う関係条例の整理に関する条例(令和4年北谷町条例第2号)の施行の日から施行する。
(準備行為)
2 この規則の施行に必要な準備行為は、この規則の施行前においても行うことができる。
附則(令和5年規則第27号)
この規則は、公布の日から施行する。
別表(第8条関係)
30年を経過した行政文書等に記録されている個人情報等について
文書等に記録されている情報 | 該当する可能性のある情報の類型の例(参考) | 経過年数 (目安) |
個人に関する情報であって、一定の期間は、当該情報を公開することにより、当該個人の権利利益を害するおそれがあると認められるもの (個人の秘密) | ア 学歴又は職歴 イ 財産又は所得 ウ 採用、選考又は任免 エ 勤務評定又は服務 オ 人事記録 | 50年 |
個人に関する重大な情報であって、一定の期間は、当該情報を公開することにより、当該個人の権利利益を害するおそれがあると認められるもの (個人の重大な秘密) | ア 国籍、人種又は民族 イ 家族、親族又は婚姻 ウ 信仰 エ 思想 オ 伝染性の疾病、身体の障害その他の健康状態 カ 刑法(明治40年法律第45号)等の犯罪歴(罰金以下の刑) | 80年 |
個人の子孫に影響する特に重大な情報であって、一定の期間は、当該情報を公開にすることにより、当該個人又はその遺族の権利利益を害するおそれがあると認められるもの (個人の子孫に影響する重大な秘密) | ア 門地 イ 遺伝性の疾病、精神の障害その他の健康状態 ウ 刑法等の犯罪歴(禁錮以上の刑)又は補導歴 エ 事件又は人権侵害の被害 | 110年から140年 |
(備考)
1 「経過年数」とは、個人の権利利益を害するおそれがあるかについて検討を行う期間の目安を参考として示したものである。本期間の起算日は、当該情報が記録されている文書等の作成又は取得の日に属する年度の翌年度の4月1日とする。
2 「該当する可能性のある情報の類型の例」とは、この表の左欄にいう「個人の秘密」、「個人の重大な秘密」又は「個人の子孫に影響する重大な秘密」にそれぞれ該当する可能性のある一般的な情報の類型を例示したものであって、文書等に記録されている情報がこの表のいずれに該当するかについては、当該情報の具体的性質、当該情報が記録された当時の状況等を総合的に勘案して個別に判断するものとする。
3 「刑法等の犯罪歴」には、犯罪の被害者の情報を含む。
4 「刑法等の犯罪歴(禁錮以上の刑)」の経過年数は110年を目安とし、140年経過後に再度判断を行う。
5 「遺伝性の疾病、精神の障害その他の健康状態」についての判断に当たっては、疾病の程度、医療の状況及び疾病に対する社会の受け止め方等を考慮し、経過年数は140年を目安とする。
