(目的)

第1条　この訓令は、北谷町(以下「町」という。)の保有する特定個人情報について、その適切な管理に関して必要な事項を定めることにより、町の行政の適正かつ円滑な運営を図り、もって個人の権利利益を保護することを目的とする。

(適用の範囲)

第2条　町の保有する特定個人情報及び特定個人情報ファイルの取扱いは、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)及びこの訓令の定めるところによる。

(定義)

第3条　この訓令において使用する用語は、番号法及び個人情報保護法において使用する用語の例による。

(総括保護管理者)

第4条　町に、総括保護管理者を一人置き、副町長をもって充てる。

(保護管理者)

第5条　保有特定個人情報を取り扱う各課室等に、保護管理者を一人置き、当該課室等の長をもって充てる。

(システム管理者)

第6条　情報システムを管理する課に、システム管理者を一人置き、当該課の長をもって充てる。

(監査責任者)

第7条　町に、監査責任者を一人置き、総務部長をもって充てる。

(教育研修)

第8条　総括保護管理者は、保有特定個人情報の取扱いに従事する職員に対し、保有特定個人情報の取扱いについて理解を深め、特定個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行うものとする。

(職員の責務)

第9条　職員は、番号法及び個人情報保護法の趣旨に則り、関連する法令等の定め並びに総括保護管理者及び保護管理者の指示に従い、保有特定個人情報を取り扱わなければならない。

(アクセス制限)

第10条　保護管理者は、保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有特定個人情報へのアクセス権限を、その利用目的を達成するために必要最小限の職員に限り認めるものとする。

(複製等の制限)

第11条　職員は、業務上の目的で保有特定個人情報を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、保護管理者の指示に従い行うものとする。

(誤りの訂正等)

第12条　職員は、保有特定個人情報の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行うものとする。

(媒体の管理等)

第13条　職員は、保護管理者の指示に従い、保有特定個人情報が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫等への保管、施錠等を行うものとする。

(廃棄等)

第14条　職員は、保有特定個人情報又は保有特定個人情報が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該保有特定個人情報の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行うものとする。

(保有特定個人情報の取扱い状況の記録)

第15条　保護管理者は、特定個人情報ファイルの取扱い状況を確認する手段を整備し、当該保有特定個人情報の利用及び保管等の取扱い状況について記録するものとする。

(個人番号の利用の制限)

第16条　保護管理者は、個人番号を利用する事務を、番号法及び北谷町行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律に基づく個人番号の利用及び特定個人情報の提供に関する条例(平成27年北谷町条例第18号。以下「番号利用条例」という。)に定めた事務に限定する。

(特定個人情報の提供の求めの制限)

第17条　職員は、個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。

(特定個人情報ファイルの作成の制限)

第18条　職員は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。

(特定個人情報の収集・保管の制限)

第19条　職員は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報を収集又は保管してはならない。

(取扱区域)

第20条　保護管理者は、保有特定個人情報を取り扱う事務を実施する区域を明確にし、物理的な安全管理措置を講ずるものとする。

(アクセス制御)

第21条　システム管理者は、保有特定個人情報(情報システムで取り扱うものに限る。第28条を除き、以下この章において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、パスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずるものとする。

(アクセス記録)

第22条　システム管理者は、保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有特定個人情報へのアクセス状況を記録し、その記録を一定の期間保存するものとする。

(管理者権限の設定)

第23条　システム管理者は、保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずるものとする。

(外部からの不正アクセスの防止)

第24条　システム管理者は、保有特定個人情報を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずるものとする。

(不正プログラムによる漏えい等の防止)

第25条　システム管理者は、不正プログラムによる保有特定個人情報の漏えい等の防止のため、不正プログラムの感染防止等に必要な措置を講ずるものとする。

(暗号化)

第26条　システム管理者は、保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、その暗号化のために必要な措置を講ずるものとする。

(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)

第27条　システム管理者は、保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有特定個人情報の漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずるものとする。

(入力情報の照合等)

第28条　職員は、情報システムで取り扱う保有特定個人情報の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有特定個人情報の内容の確認、既存の保有特定個人情報との照合等を行うものとする。

(バックアップ)

第29条　システム管理者は、保有特定個人情報の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずるものとする。

(情報システム設計書等の管理)

第30条　システム管理者は、保有特定個人情報に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずるものとする。

(端末の限定)

第31条　保護管理者は、保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずるものとする。

(端末の盗難防止等)

第32条　システム管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定等の必要な措置を講ずるものとする。

(第三者の閲覧防止)

第33条　職員は、端末の使用に当たっては、保有特定個人情報が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずるものとする。

(入退管理)

第34条　システム管理者は、保有特定個人情報を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「情報システム室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い、監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずるものとする。この場合において、保有特定個人情報を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、同様の措置を講ずるものとする。

(情報システム室等の管理)

第35条　システム管理者は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室等に施錠装置、警報装置、監視設備の設置等の措置を講ずるものとする。

(保有特定個人情報の提供)

第36条　職員は、番号法及び番号利用条例に明記された場合を除き、保有特定個人情報を提供してはならない。

(業務の委託等)

第37条　保護管理者は、保有特定個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、特定個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずるものとし、次に掲げる事項を契約書に明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制、特定個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認するものとする。

(事案の報告及び再発防止措置)

第38条　保有特定個人情報の漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合、職員がこの訓令等に違反している事実又は兆候を把握した場合その他安全確保上で問題となる事案が発生した場合に、その事実を知った職員は、速やかに当該保有特定個人情報を管理する保護管理者に報告するものとする。

(公表等)

第39条　総括保護管理者は、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る本人への対応等の措置を講ずるものとする。

(監査)

第40条　監査責任者は、保有特定個人情報の管理の状況について、定期に及び必要に応じ監査を行い、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。

(点検)

第41条　保護管理者は、自ら管理責任を有する保有特定個人情報の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に又は随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。

(評価及び見直し)

第42条　総括保護管理者、保護管理者等は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から保有特定個人情報の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずるものとする。

(その他)

第43条　この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、町長が定める。