2　文書は、関係者以外の者に示し、内容を告げ、又は写しを与えてはならない。

3　秘密文書は、特に細心な注意を払って取扱い、当事者又は関係者以外の者の目に触れる箇所に放置してはならない。

2　字句を訂正したときは、その箇所に訂正印を押さなければならない。

2　ファイル担当者は、課長が職員のうちから指定する者をもって充てる。

3　ファイル担当者は、ファイル責任者の命を受けて、文書事務を処理する。

2　文書の記号は、別表第1に定めるとおりとし、秘密に属するものは、文書の記号の次にさらに「秘」の文字を加えるものとする。

3　文書の番号は、文書収発簿(第1号様式)により、会計年度による一連番号とし、当該事案が完結するまで同一番号とする。ただし、軽易な文書については、「号外」として処理することができる。

4　前3項の規定にかかわらず、町長の事務部局間の往復文書については、町名の首字、記号、会計年度に相当する数字及び番号を省略することができる。

2　前項に定める文書のうち、第1号及び第2号の文書は主管課に、第3号の文書は名あて人に、また第4号の文書は会計管理者又は主管課長にそれぞれ配布しなければならない。

3　電子メール又はファクシミリ(以下「電子メール等」という。)により着信したものは、紙に印刷して文書として取り扱うものとする。

2　秘密文書の指定及び廃止は、所管課長が行うものとする。

3　秘密文書の指定は、秘密取扱期間を定めて行うものとする。

4　第2項の規定により秘密文書の指定をした者は、秘密文書の取扱期間が経過する前に、当該秘密文書の内容を秘密にしておく必要がなくなったと認めたときは、その指定を解除するものとする。

5　第2項の規定により秘密文書の指定をした者は、秘密文書の秘密取扱期間が経過する前に、当該秘密文書の秘密取扱期間を変更する必要があると認めるときは、その秘密取扱期間を変更するものとする。

6　第4項の指定の解除及び前項の変更の場合に当該秘密文書が既に施行されているときは、その名あて人にその旨通知するものとする。

7　秘密文書には、秘密取扱期間を当該秘密文書の右上部に明記しなければならない。

2　起案は起案用紙(第10号様式の1及び第10号様式の2)を用い、次の各号により起案しなければならない。ただし、軽易な文書で別に定めるものについては、この限りでない。

3　2課以上に関係する事案は、関係の深い課において立案し、関係課と合議する。

4　同一事案で数回にわたり起案を重ねるものは、完結に至るまで関係書類を添付しなければならない。

2　前項の審査は、次の各号により行うものとする。

2　他の部課に関係あるものは、主管部課長を経て関係部課へ合議し、決裁権者に提出しなければならない。

3　合議を受けた関係部課長は、起案に異議があるときは、主管部課長と協議するものとする。

4　秘密の取扱い又は特に緊急を要する事案は、通常の手続によらず、上司の指示を受けて適宜処理することができる。この場合、処理後速やかに正規の手続を取らなければならない。

2　合議を受けた文書について異なる意見があるときは、その起案者等と協議し、なお意見が一致しないときは、上司の意見を求めて決定し、決裁を受けなければならない。

3　主管部課は、合議を経た文書でその要旨を改正したいときは、合議先に承認を求め、廃棄になったときは、その旨を合議先に通知しなければならない。

2　秘密に属し、特に慎重な取扱いを要するもの及び緊急を要するものは、起案者自ら携行して説明し、決裁を受けなければならない。

2　前項本文により代決した職員は、上司が登庁したときは直ちに前項の文書の要領を報告し、表示の箇所に認印を受けなければならない。

2　決裁済文書を廃案又は保留にしようとする場合は、あらかじめ、決裁権者の承認を受け、当該文書に係る決裁手続を経た者に通知するものとする。

2　町議会議長から会議結果の報告があったときは、直ちにその結果を原議書に記入のうえ関係課に通知し、原議書は総務課に保管するものとする。

2　対外文書の発信者名は、町長名を用いる。ただし、文書の性質又は内容により、町名、町役場名、副町長名又は部長名を用いることができる。

3　対内文書の発信者名は、部長名を用いる。この場合において、主管課を表示しなければならない。

4　前項の規定に関わらず、軽易な事項については、課長名を用いることができる。

5　文書の発送は、主管課においてこれを行い、次の手続を経て発送しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、軽易な文書については、公印及び契印の押印を省略することができる。この場合において、発信者名の下に「(公印省略)」の表示をするものとする。

3　契約書その他とじ替えを禁ずる文書には、そのとじ目に当該文書に使用した公印で割印しなければならない。

2　第1種に属するものは、おおむね次のとおりとする。

3　第2種に属するものは、前項に掲げるものを除くほか、おおむね次のとおりとする。

4　第3種に属するものは、前2項に掲げるものを除くほか、おおむね次のとおりとする。

5　第4種に属するものは、前3項に掲げるものを除くほか、おおむね次のとおりとする。

6　第5種に属するものは、次のとおりとする。

2　文書の保存期間は、処理年度の翌年度(暦年によるものは、処理年の翌年)の4月1日から起算し、第41条の主管課長が保管する期間を含むものとする。

3　保存文書の保存期間を変更しようとするときは、保存期間変更承認申請書(第11号様式)により総務課長の承認を受けなければならない。

2　前項の期限までに保管文書を引き継ぐことができないときは、主管課長は、総務課長の承認を受けなければならない。

3　総務課長は、引継ぎを受けた文書について、種別及び内容を審査し、かつ、ファイル基準表と照合し、その不適当なものは訂正させることができる。

2　総務課長は、保存文書を書庫に保存し、整理しておかなければならない。

3　書庫は、公文書館長が管理する。

2　職員は、保存文書を借覧又は閲覧しようとするときは、文書借覧簿(第14号様式の1)又は文書閲覧簿(第14号様式の2)に所要事項を記入し、公文書館長の承認を受けなければならない。ただし、秘密の扱いをする保存文書を借覧又は閲覧しようとするときは、あらかじめ秘保存文書借覧等請求書(第15号様式)に所要事項を記入して、総務課長の承認を得なければならない。

3　借覧期間は、5日以内とする。ただし、やむを得ない理由があるときは、公文書館長の承認を受けて延長することができる。

4　公文書館長は、借覧期間内にあっても、必要があると認めるときは、借覧文書の返還を求めることができる。

5　借覧文書は、転貸してはならない。ただし、やむを得ない理由があるときは、借覧文書転貸申請書(第22号様式)を公文書館長に提出し承認を受けるものとする。

6　借覧文書を破損又は紛失したときは、直ちに公文書館長に届け出てその指示を受けなければならない。

7　借覧文書は、抜取り、取換え、追補、訂正等をしてはならない。

2　文書の廃棄にあたっては、総務課長は、廃棄文書台帳(第16号様式)を作成し、当該文書の主管課長に通知しなければならない。

3　主管課長は、保存期間が満了した文書であっても、更に継続して保存の必要があるときは、総務課長の承認をうけなければならない。

4　総務課長は、第1項及び第2項の規定により廃棄決定を行った文書について、廃棄文書台帳の写しを添えて公文書館長に引き渡さなければならない。ただし、当該廃棄文書が法令の規定により焼却、細断等により廃棄しなければならないとされている場合その他特別の理由がある場合は、この限りでない。

2　前項の業務を委託する場合町長は、文書の保存場所を指定することができる。

1　この訓令は、昭和61年4月1日から施行する。

2　改正前の北谷町文書取扱規程により、編集、保管、保存された文書は、改正後の北谷町文書取扱規程により編集、保管、保存されたものとみなす。

この訓令は、公布の日から施行し、昭和62年4月1日から適用する。

この訓令は、昭和63年4月1日から施行する。

この訓令は、平成3年4月1日から施行する。

この訓令は、平成4年4月1日から施行する。

この訓令は、平成5年9月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成6年4月1日から施行する。

1　この訓令は、平成7年4月1日から施行する。

2　この訓令の施行の際、改正前の文書取扱規程に基づいて印刷された用紙等は、当分の間、所要の調整をして使用することができるものとする。

3　この訓令の施行の際、現に備えられている例規等公布簿等は、この訓令の規定による条例等整理簿等とみなす。

この訓令は、公表の日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成8年4月1日から施行する。

この訓令は、平成10年5月1日から施行する。

この訓令は、平成11年4月1日から施行する。

この訓令は、平成11年7月1日から施行する。

この訓令は、平成12年4月1日から施行する。

この訓令は、平成14年4月1日から施行する。

この訓令は、平成15年4月1日から施行する。

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

この訓令は、公表の日から施行する。

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

この訓令は、公表の日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成28年5月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行後においても、ファイル基準表による保管文書の引継ぎの方法によりがたい場合には、なお従前の文書分類・保存年限種別表を用いて保管文書を引継ぐことができるものとする。

この訓令は、公表の日から施行する。

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

この訓令は、令和6年3月1日から施行する。