○北谷町住民基本台帳ネットワークシステム本人確認情報管理要綱
平成30年3月30日
訓令第6号
(趣旨)
第1条 この訓令は、北谷町住民基本台帳ネットワークシステム情報資産管理要綱(平成30年北谷町訓令第5号。以下「情報資産管理要綱」という。)第7条の規定に基づき、住民基本台帳ネットワークシステムに係る本人確認情報(以下「本人確認情報」という。)の管理について必要な事項を定めるものとする。
(管理対象)
第2条 本人確認情報の管理は、住民基本台帳ネットワークシステムの情報資産(情報資産管理要綱第1条に規定する情報資産をいう。以下同じ。)のうち、本人確認情報、本人確認情報が記録されたサーバに係る帳票及び個人番号カード等について行うものとする。
(本人確認情報管理責任者)
第3条 本人確認情報管理責任者(情報資産管理要綱第2条第2項に規定する管理責任者をいう。以下「管理責任者」という。)は、本人確認情報の管理を実施する。
2 管理責任者に事故があるときは、あらかじめその指名する者がその職務を代理する。
(管理責任者の所掌事務)
第4条 管理責任者は、本人確認情報を取り扱うことができる職員(以下「取扱者」という。)を指定するとともに、本人確認情報の漏えい、滅失及びき損の防止その他本人確認情報の適切な管理のために必要な措置を講じなければならない。
2 管理責任者は、本人確認情報、本人確認情報が記録されたサーバに係る帳票及び個人番号カード等の管理方法を定めるものとする。
(本人確認情報の管理方法)
第5条 管理責任者は、本人確認情報の管理方法(北谷町住民基本台帳ネットワークシステムの取扱者の指定を含む。)を定めるものとする。
2 管理責任者は、住民基本台帳ネットワークシステムのオペレーション計画を定めるものとする。
3 管理責任者は、不正アクセス又は不正アクセスのおそれがあり、本人確認情報の漏えい、き損等の被害を受けるおそれがある場合には、本人確認情報の保護を第一優先とし、ネットワークの遮断等の対応の判断を行うとともに、できるだけ速やかに改善措置を講ずるものとする。
(本人確認情報の取扱い方法)
第6条 取扱者は、本人確認情報を取り扱う場合は、次に掲げる事項に留意しなければならない。
(1) 統合端末の画面情報に関する次の事項
ア ディスプレイを来庁者等に見られることがないよう設置すること。
イ ディスプレイに、斜視防止フィルタを適用する等ののぞき見防止措置を行うこと。
ウ タッチパネルを利用した入力については、タッチパネルの画面を、利用者以外の第三者に見られることがないように配慮すること。
エ 画面を長時間表示させないこと。
(2) 本人確認情報の入力、削除又は訂正時における次の事項
ア 入力、削除又は訂正を行った者以外の者が入力し、削除し、又は訂正した内容を確認すること。
イ 本人確認情報の入力、削除又は訂正から確認に至るまでを2名の取扱者で行うこと。
ウ 入力、削除又は訂正に用いた帳票等は、シュレッダー等を用いて廃棄すること。ただし、保管が必要な帳票等は、本人確認情報変更管理簿(第1号様式)に記載し、施錠可能な書庫等に施錠保管すること。
エ 訂正は、管理責任者の許可を得てから行い、訂正した内容の記録を1年間施錠可能な書庫等に施錠保管すること。
オ 本人確認情報をメモに書き込み、又は端末にテキスト文書として保存しないこと。
カ 本人確認情報の入力、削除又は訂正を行った場合は、実施月日、実施者及び処理内容の記録を残すこと。
(3) 本人確認情報の検索又は抽出時における次の事項
ア 業務上必要のない検索を行わないこと。
イ 事前に検索又は抽出条件を明確にすること。
ウ 検索又は抽出の結果によってディスプレイ上に表示された本人確認情報は、原則として画面のハードコピーを取らないこと。ただし、必要があってハードコピーを取る場合は、事前に管理責任者の承認を得て、その記録を残すこと。
(4) 離席時における次の事項
ア 業務アプリケーションを必ずログオフし、又は終了させること。
イ 離席時に業務アプリケーションを終了する場合でも、サーバの運用時間中は、端末1台は終了させないこと。
(5) 大量に本人確認情報を出力する場合における次の事項
ア 原則として、一度に大量の本人確認情報を出力しないこと。ただし、必要があって、大量に本人確認情報を出力する場合は、事前に管理責任者の決裁承認を得て、その記録を残すこと。
イ この号において大量と定義する印刷物(整合性確認処理時のファイルへの出力数)等の量は、本人の数が20名以上とすること。
(実施状況の確認)
第7条 管理責任者は、少なくとも月1回以上、次に掲げる事項を確認し、その結果を記録するものとする。
(1) 前条各号に掲げる留意事項が実際の業務の中で遵守されていること。
(2) 操作ログに、業務上必要のない操作履歴が残されていないこと。
(3) 業務上必要のない検索又は抽出が行われていないことについて、担当者へのヒアリングにより確認していること。
(帳票の管理方法)
第8条 管理責任者は、次に掲げる事項を記録するための帳票管理簿(第2号様式)を作成し、帳票の出力、保管、廃棄等を行う場合は、取扱者に必要事項を記録させるものとする。ただし、住民からの申請書に基づき、当該住民に交付する部数に限り帳票を印刷する場合は、当該申請書を管理対象とし、その出力は、管理対象外とする。
(1) 出力に関する次の事項
ア 出力年月日
イ 帳票の内容(数量及び内訳)
ウ 出力する取扱者の氏名及び所属部課名
エ 出力した帳票の使用理由
オ 管理責任者の許可の有無
カ 使用の際の注意事項
(2) 保管に関する次の事項
ア 保管場所
イ 保管期間
(3) 廃棄に関する次の事項
ア 廃棄年月日
イ 廃棄する取扱者の氏名及び所属部課名
ウ 廃棄する理由
エ 管理責任者の許可の有無
オ 廃棄方法
2 前項の規定により管理対象とする帳票は、次のとおりとする。
(1) 広域交付住民票
(2) 転出証明確認書
(3) 転入通知確認書
(4) 住民票コード通知票
(5) 住民票コード変更通知票
(6) 住民票の写しの広域交付・転入出(マイナンバーカード)処理件数一覧表
(7) 住民票コード要求・付番処理件数一覧表
(8) 本人確認情報更新処理件数一覧表
(9) 本人確認情報整合結果リスト
(10) 本人確認情報リスト
(11) 照会結果確認票
(12) 住民票の写しの広域交付・転入出(マイナンバーカード)処理件数年合計一覧表
(13) 住民票コード要求・付番処理件数年合計一覧表
(14) 本人確認情報更新処理件数年合計一覧表
(15) 戸籍附票記載事項通知処理件数一覧表
3 取扱者は、帳票を出力する場合は、次に掲げる事項に留意しなければならない。
(1) 出力装置を、来庁者等に出力帳票を見られないように設置すること。
(2) 帳票を出力した場合は、出力装置上に放置せず、速やかに回収すること。
(3) 出力装置を適時確認し、帳票が放置されている場合は、出力した取扱者を特定して注意を促し、当該帳票を廃棄すること。
5 取扱者は、第1項に規定する帳票を廃棄する場合は、次に掲げる事項に留意しなければならない。
(1) 事前に管理責任者の許可を得て廃棄すること。
(2) 廃棄の方法は、帳票の内容を読み出せないように、焼却、裁断又は溶解をする方法によること。
(3) 廃棄状況及び結果を帳票管理簿(第2号様式)に記録して、管理責任者に報告すること。
(帳票受渡の管理方法)
第9条 管理責任者は、次に掲げる事項を記録するための帳票受渡管理簿(第3号様式)を作成し、帳票を利用する場合は、取扱者に必要事項を記録させるものとする。
(1) 利用年月日
(2) 帳票名
(3) 取扱者氏名及び所属部課名
(4) 利用目的
(5) 利用場所
(6) 返却予定年月日
(7) 管理責任者の許可の有無
2 取扱者は、帳票を持ち出す場合は、次に掲げる事項に留意するものとする。
(1) 帳票受渡管理簿(第3号様式)に必要事項を記録して管理責任者の承認を得ること。
(2) 持ち出し利用中は、保管場所と同等の安全を確保し、権限のない者がアクセス可能な場所に放置しないこと。
(3) 原則として、帳票の複写は行わないこと。
(4) 帳票の盗難又は紛失時には、直ちに管理責任者へ報告すること。
(5) 帳票を返却する場合は、帳票受渡管理簿(第3号様式)に必要事項を記録して管理責任者へ報告すること。
(帳票管理状況の確認)
第10条 管理責任者は、少なくとも月1回以上、次に掲げる事項を確認し、その結果を記録するものとする。
(1) 帳票管理簿(第2号様式)に必要事項が記録されていること。
(2) 帳票管理簿(第2号様式)と現況が一致し、及び紛失等がないこと。
(3) 出力装置が、来庁者等に出力された帳票を見られないよう設置されていること。
(4) 帳票及び帳票保管庫の鍵が施錠保管されており、権限のない者がアクセス可能な場所に放置されていないこと。
(5) 廃棄状況の記録が残っていること。
(その他)
第11条 この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、町長が定める。
附則
この訓令は、平成30年4月1日から施行する。
