この要領は、北谷町文書取扱規程(昭和61年北谷町訓令第1号)及び北谷町公文例規程(昭和63年北谷町訓令第7号)に定めるもののほか、公用文の作成に必要な基本的事項について定めることを目的とする。

第2　公用文作成の基本

公用文は、簡潔かつ的確であるとともに、誰にでも分かりやすく親しみやすい文章でなければならない。そのため、特に次の点に配慮すること。

1　文書の内容について、結論と理由等を明確にする。

2　文書の構成について、作成の趣旨及び目的を踏まえ、項目、レイアウト等を工夫する。

(1)　読みやすい文書になるよう、レイアウトの工夫として、次のことに気を付けること。

ア　読みやすい文字の大きさを工夫する。

文字の大きさは、10から12ポイントを標準とし、字体は原則として明朝体を用いる。

イ　文字間・行間を適当に空ける。

1行文字数は、35字から45字とし、1ページ行数は、30行から40行程度とする。

ウ　用紙の上下・左右に適当な余白を設ける。

文書のとじ込み等を考慮し、原則として左25mm以上、右10mm以上、上22mm及び下20mm以上の余白をとる。

エ　表やグラフを適当な位置に配置する。

オ　罫線、符号、記号等を有効に使う。

(2)　発信者名を分かりやすく表示する。

発信者名が部長以上の文書では、文書記号・番号はあるものの文書を出した事務の担当課の記載がないため、住民には文書を出した課がわからないものとなっている。文書を受け取った人が、文書の内容等について照会ができるよう、表示することに支障のない文書には、文書末尾の余白に次のように表示するものとする。

例1　発信者名が町長の場合

(担当　住民福祉部福祉課社会福祉係　○○

電話　(098)　936―1234(内線　　))

例2　発信者名が部長の場合

(担当　福祉課社会福祉係　○○

電話　(098)　936―1234(内線　　))

例3　発信者名が課長で相手方にFAX又はメールで回答を求める場合

(担当　社会福祉係　○○

電話　(098)　936―1234(内線　　)

FAX　(098)　936―7474

E―mail)

3　文書表現について、次のことに注意し、工夫すること。

(1)　文は短く簡潔にまとめ、一つの文が平均して50文字を超えないようにする。

ア　一つの文には一つの内容を書くこと。

イ　「が」、「ので」などの接続助詞でいくつもの内容をつながないこと。

ウ　「し」、「させ」などの中止法を文中に何度も使わないこと。

(2)　複数のことを述べるときは、箇条書を使って分かりやすく要点をつかみやすくすること。箇条書の部分を本文から独立させることができるときは、「記」又は「別紙」として独立させるほうが分かりやすい。

(例)

↓

(3)　結論を先に書くこと。

文書の相手方が一番知りたいことは結論であることから、先に結論を書き、理由、経過、説明等は後段に置くようにする。

(4)　肯定文を用いること。

否定形で書かれた文章は、分かりにくく押しつけがましい感じになるため、なるべく肯定文を使うようにすること。

(例)12月1日以降は受け付けません。

↓

11月30日までに申し込んでください。

第3　用紙の規格及びその用い方と文書のとじ方

1　用紙及びその用い方

用紙は、原則として日本産業規格によるA4判(A列4判)を縦長に使用し、文書は、次に掲げるものを除き、左横書きとする。

(1)　法令の規定により、様式を縦書きと定められているもの

(2)　他の官公署が様式を縦書きと定めているもの

(3)　慣習上縦書きとされている賞状、表彰状、祝辞等

(4)　その他縦書きを特に必要とするもの

2　文書のとじ方

(1)　文書のとじ方は、原則として左とじとする。

(2)　左横書文書と左に余白のある1枚の縦書文書を閉じる場合は、そのまま縦書文書の左を閉じる。

(3)　左横書文書と左に余白のない縦書文書又は袋とじ縦書文書をとじるときは、縦書文書を裏とじ(背中合わせ)とする。

第4　文体及び敬称

1　公用文の文体は、条例、規則、訓令、告示、契約書などは、「である体」を用い、それ以外は、法令の規定で定められている場合を除き、原則として「ます体」を用いる。

なお、「ます体」を用いた文章であっても、記として箇条書にする部分には「である体」を用いる。

2　名あて人に付ける敬称は、文書の内容、形式等から他の敬称を用いることが適切なものを除き、原則として「様」を用いるものとする。

第5　標題の配字等

1　文書には、内容の趣旨が簡潔に分かる標題を付け、標題の末尾には文書の性質を表す「通達」、「依頼」、「諮問」、「照会」、「報告」、「答申」、「回答」などの語句をかっこ書きするものとする。

2　標題は、3字分空けて書き出し、終字は3字空けたところで終わるようにし、2行以上にわたるときは、初字は第1行目と同様に第4字目とする。

3　文頭は、1字分を空けて書き出す。

4　「ただし」、「この場合」等で始まる文は、行を改めない。

5　「なお」書きは行を改め、1字分を空けて書き出す。

6　「下記」、「別紙」を用いる場合、「下記」は続けて書くときで、中央に「記」と表示して書き始め、「別紙」は別の用紙に書くときで、その際は左上部に「別紙」と表示する。また、「別記」は主として様式をいう場合に用いる。

なお、本文中に「次のとおり」と書いたときは、「記」とは書かずに行を改めて書く。

7　公印は、発信者名の末尾の字句の約2分の1にかけて押印し、その終わりを1字分空ける。

第6　用字用語等

公用文における用字用語の用い方は、次のとおりとする。

1　用字用語の用い方

漢字、平仮名、片仮名及びローマ字については、原則として次によるものとする。

(1)　常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)

(2)　現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)

(3)　ローマ字のつづり方(昭和29年内閣告示第1号)

(4)　送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)

(5)　公用文における漢字使用等について(平成22年内閣訓令第1号)

(6)　法令における漢字使用等について(平成22年11月30日付け内閣法制局長官決定)

2　数字の書き方

(1)　数字は、次に掲げる場合を除いて、算用数字(アラビア数字)を用いるものとする。

ア　固有名詞

(例)四国　九州　二重橋

イ　概数を示す語

(例)二、三日　四、五人

ウ　漢語の要素になっている漢数字

(例)一般　一部分　七転八倒

エ　単位として用いる語

(例)100万　1,200億

オ　慣習的な語

(例)一休み　二言目

(2)　1,000以上の数字は、3けたごとに区切符号の「,」を付けるものとする。ただし、年号、文書番号、電話番号などには区切符号は付けない。

(3)　小数及び分数の書き方は、次の例による。

ア　小数　0.74

イ　分数　2分の1　1／2　

(4)　日付、時刻及び時間の書き方は、次のとおりとする。

ア　日付　平成19年7月15日

イ　時刻　午前9時15分

ウ　時間　3時間30分

3　符号の用い方

(1)　見出し符号

ア　項目を細別する場合は、次の例による。ただし、項目が少ない場合は、「第1」を省いて「1」から始めることができる。

イ　見出し符号の次は、1字分を空け、次の字を書き出す。

(2)　句点「。」(まる)

公用文における句点のルールは、次のとおりである。

ア　文末には、原則として「。」を打つ。

イ　文末が「～こと」又は「～とき」のときは「。」を打つ。

ウ　文末が体言(名詞)又は「～もの」のときは、「。」を打たない。

エ　(　)の中が文になっているときは、「。」を打つ。

(例)全自治会(美浜区を除く。)へ通知し、対応を検討する。

※　賞状、感謝状、表彰状及び辞令には「。」は打たない。

(3)　読点「、」(てん)

読点は、次のように用いる。

ア　文の中で、言葉の切れ続きを明らかにしないと誤解されるおそれのあるところに用いる。

イ　文の主題となる語(主語)のあとに用いる。

ウ　対等の関係で並ぶ同じ種類の語句の間に用いる。

名詞を並列して用いる場合に、並列する語句が二つ以上の場合は、最後の二つの語句の間には「及び」、「又は」などを用い、「、」は用いないこと。

(例)部、課及び係

高度の知識、技術又は経験

(4)　「・」(なかてん)は、事物の名称を列記する場合又は概数、外国の地名、人名若しくは外来語の区切りに用いる。

(5)　「.」(ピリオド)は、単位を示す場合及び省略符号とする場合に用いる。

(例)0.15　平成19.7.15　N.H.K

(6)　「「　」」(かぎ括弧)は、語句を引用する場合、用語を定義する場合等に用いる。

(7)　「(　)」(括弧)は、語句又は文の後に注記を加える場合若しくは法令、条例等の見出しに用いる。

(8)　同じ漢字が続くときは、繰り返し符号の「々」を用いることができる。

(例)人々　国々　木々

「民主主義」、「審議会会則」のように、次に続く漢字が異なった意味をもつときは用いない。

第7　外来語の表記等

1　外来語及び外国語の使用

外来語は、日常生活のなかで十分に定着し、使用しても違和感のない場合に限り、使用する。安易な片仮名用語の使用は控える。

外国語は、日本語で説明を入れるか、前後の文意からその意味が分かる場合に限り使用する。

2　専門用語等の使用

専門用語、略語、造語等は、正確かつ容易に内容が理解できる場合に限り、使用できるものとする。

3　分かりにくい言葉の言い換え

漢語や文語調の言葉、抽象的な言葉、必要以上に修飾された言葉等、堅苦しく分かりにくい言葉は、やさしい言葉や平易な言葉に言い換えるものとする。

第8　その他

1　記載事項の訂正方法

記載事項の訂正方法は、次によるものとする。

(1)　誤記の訂正

誤記の部分を2本の線で消して訂正印を押し、その上部(縦書きの場合は右部)に正しい記載をする。

(例)

普通地方公共団体は、に違反しない限りにおいて条例を制定することができる。

(2)　脱字の加入

脱字の行の上部(縦書きの場合は右部)に記入して、くくり符号を使って抜け落ちた部分に加入し、訂正印を押す。

(例)

には、法律の定めるところにより、その議事機関として議会を置く。

(3)　契約書や重要な対外文書などの訂正

(1)及び(2)のほか、訂正する行の左欄外に、「○字訂正」、「○字加入」、「○字削除」と記載し、その箇所に印を押す。なお、押印する訂正印は、起案文書の場合は起案者の印、施行文書の場合にはその文書に使用した公印とする。

第9　施行期日

この要領は、平成20年1月1日から施行する。

附則(平成22年訓令第24号)

附則(令和元年訓令第19号)