○北谷町公文書館行政文書等取扱要綱
平成4年4月1日
訓令第12号
(趣旨)
第1条 この要綱は、北谷町公文書館(以下「公文書館」という。)における町の行政文書及び行政資料(以下「行政文書等」という。)の収集、整理、保存及び利用に関し必要な事項を定めるものとする。
(収集対象とする行政文書等)
第2条 公文書館において収集の対象とする行政文書等は、次のとおりとする。
(1) 北谷町文書取扱規程(昭和61年北谷町訓令第1号)第45条の規定により廃棄される行政文書
(2) 町が作成し、又は入手した広報資料、調査統計資料、報告書、パンフレット、地図、ポスターその他刊行物などの行政資料
(3) 議会及び行政委員会から申出のあった行政文書等
(行政文書等選別収集基準)
第3条 公文書館は、前条の収集の対象とする行政文書等の中から、別記の「北谷町公文書館行政文書等選別収集基準」に基づき、選別の上、収集するものとする。
(行政文書の整理)
第4条 収集した行政文書は、選別の終了後、速やかに整理し、管理するものとする。
(行政資料の整理)
第5条 収集した行政資料は、効率的な保存、利用時の利便性等を確保し、体系的に整理し、管理するものとする。
(目録の作成)
第6条 公文書館は、前2条の規定により整理した行政文書等について、検索用目録を作成するものとする。
(保存上の措置)
第7条 第3条の規定により収集した行政文書等を適正に保存するため、次の措置を講じるものとする。
(1) 館長が特に必要があると認める場合を除き、公文書館の職員以外の者を書庫に立ち入らせないこと。
(2) 常に書庫内の通気、防湿等に注意し、行政文書等の損傷の防止に努めること。
(3) 書庫内において、喫煙又は火気の使用等文書等に有害な行為をさせないこと。
(修復)
第8条 公文書館は、収集し、選別し、及び整理した行政文書等並びに保存している行政文書等のうち、劣化により利用に供する上で支障があるもの又はそのおそれのあるものについて、修復等必要な措置を行わなければならない。
(複製物の作成)
第9条 公文書館は、特に貴重な行政文書等及び劣化又はそのおそれのある行政文書等を保存する必要があると認めるときは、当該行政文書等の複製物を作成することができる。
(利用申請の処理)
第10条 行政文書等の閲覧又は複写の申請(以下「利用申請」という。)があった場合には、閲覧業務等担当職員は、北谷町公文書館管理規則(平成30年北谷町規則第26号)第8条に規定する利用に供しない行政文書等(以下「利用に供しない行政文書等」という。)に該当しないと認められるものについて、利用に供することができるものとする。
2 閲覧業務等担当職員は、当該行政文書等が利用に供しない行政文書等に該当するか否かについて判断が困難な場合は、館長の決定を得るものとする。
3 前項の場合において、館長においてもなお利用の可否判断が困難な場合は、当該行政文書等の作成課の意見を参酌した上で、利用に供するか否かを判断し決定するものとする。
4 館長は、利用申請のあった日に措置の決定を行うことが困難な場合は、利用申請のあった日から起算して15日を超えない範囲において、速やかに措置の決定を行うものとする。
6 館長は、前3項の措置の決定を行ったときは、利用申請者に対し書面又は口頭により、当該決定の内容を通知するものとする。
(写しによる行政文書等の利用)
第11条 行政文書等を閲覧に供する場合において、当該行政文書等に毀損若しくは汚損のおそれがあると認められるとき又は相当の理由があるときは、当該行政文書等の写しにより利用に供することができるものとする。
(行政文書等の廃棄)
第12条 公文書館が収集した行政文書等のうち、館長が保存する必要がないと認めた行政文書等については、焼却、溶解等適当な措置を講じた上、廃棄するものとする。
附則
この訓令は、平成4年4月1日から施行する。
附則(平成11年訓令第16号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成11年7月1日から施行する。
(北谷町公文書館図書等取扱要綱の廃止)
2 北谷町公文書館図書等取扱要綱(平成4年北谷町訓令第15号)は、廃止する。
附則(平成28年訓令第6号)
この訓令は、公表の日から施行する。
附則(平成30年訓令第11号)
この訓令は、公表の日から施行する。
別記(第3条関係)
北谷町公文書館行政文書等選別収集基準
1 方針
歴史的行政文書等は、町民共有の財産として永く後世に伝えられ、北谷町の歴史形成に寄与するものであるので、その選別は偏りがなく、公正で客観的に行うこととする。
2 選別される歴史的行政文書等
行政文書等のうち、歴史的行政文書等として選別される行政文書等は、次のいずれかに該当するものとする。
(1) 町民生活の推移が歴史的に跡付けられる行政文書等で次に掲げるもの
ア その時代の世相、世論等が象徴的又は特徴的に表れている行政文書等
イ 町民生活に影響が生じた事件、事故等に関する行政文書等
ウ 町民活動又は町民の動きを反映している行政文書等
エ 町民生活における健康、安全、衛生、福祉等に関する行政文書等
オ 災害及び災害対策活動に関する行政文書等
カ 生活、自然等の環境について顕著な変化の内容を明示する行政文書等
キ 公共性の高い事業に関する行政文書等
ク 画期的又はユニークな活動、建造物等に関する行政文書等
ケ 史跡、入会地、伝統的な行事が行われる場所その他由緒ある土地、建造物等に関する行政文書等
コ その他町内で起き、又は町に関わりのあった政治的、経済的又は社会的に重要な儀式、行事、事件等に関する行政文書等
(2) 町行政の推移が歴史的に跡付けられる行政文書等で次に掲げるもの
ア 顕著な行政効果をもたらした町事業の実施に関する行政文書等
イ 町民の高い関心を呼んだ町事業の実施に関する行政文書等
ウ 町の総合計画及び事業計画の策定及び立案に関する行政文書等(実施されなかったものにあっては、その計画について町民の高い関心を呼んだものに限る。)
エ 多額の事業費を要した町事業の実施に関する行政文書等
オ 町行政の管理運営上重要な行政文書等
(3) 昭和20年以前に作成し、又は取得した行政文書等
3 細目基準の制定
公文書館長は、2に定める歴史的行政文書等の選別を適正に行うため次に掲げる行政文書等の区分により、細目基準を定めなければならない。
(1) 条例、規則、訓令、要領等の例規に関する行政文書等
(2) 町の各種制度及び行政組織の新設及び改廃に関する行政文書等
(3) 町の廃置分合に関する行政文書等
(4) 地方自治制度に関する行政文書等
(5) 選挙に関する行政文書等
(6) 事務引継書
(7) 議会、各種委員会、審議会、主要会議等の審議経過及び結果に関する行政文書等
(8) 諮問及び答申に関する行政文書等
(9) 調査、統計及び研究に関する行政文書等
(10) 予算、決算及び収支等財政状況に関する行政文書等
(11) 起債、補助金及び貸付金に関する行政文書等
(12) 町有財産の取得、管理及び処分に関する行政文書等
(13) 許認可、免許、承認等に関する行政文書等
(14) 監査、検査等に関する行政文書等
(15) 主要職員及び各種委員の人事に関する行政文書等
(16) 叙位、叙勲、褒章、表彰等に関する行政文書等
(17) 争訟(訴訟、土地収用裁決、審査請求、異議申立て等をいう。)に関する行政文書等
(18) 行政代執行に関する行政文書等
(19) 陳情、請願、要望等に関する行政文書等
(20) 町の総合計画に関する行政文書等
(21) 公共施設の建築等のハード事業の実施に関する行政文書等
(22) 各種施策、行政運営上のシステム等のソフト事業の実施に関する行政文書等
(23) 町内の史跡、文化財等に関する行政文書等
(24) 儀式、行事その他事件に関する行政文書等
(25) その他(1)から(24)までに属さない行政文書等
4 公文書館長への委任
この基準の実施に関し必要な事項は、公文書館長が定める。
